Costurile absenteismului, reduse de tehnologia SF

Posted on

[articol publicat în revista CARIERE, martie 2010]

Trend

de Mihai-Cristian Ştirbu

O companie cu 200 de oameni, cu un salariu mediu net de 425 de euro/lună, plăteşte pentru timpii morţi ai angajaţilor peste o sută de mii de euro anual. Soluţia la această problemă poate fi implementarea unui sistem de management al timpului care conduce la transparenţă, măsurabilitate şi, în final, la eficienţă. Adio, condică de prezenţă „Rapoartele referitoare la timpul petrecut la lucru trebuie să fie imparţiale, iar singura modalitate este implicarea unei maşinării”, spunea Eugen Prundeanu, asociat unic la Industrial Montaj Grup (IMG) – companie specializată în construcţii industriale şi comerţ cu produse industriale –, echipei sale manageriale. „Astfel, erorile umane şi subiectivismul se vor elimina”.

Pentru a monitoriza intrările şi ieşirile angajaţilor, cea mai simplă metodă ar fi fost cea cu cardul. Însă, sistemul este uşor de păcălit (prin transmiterea cardului de la un coleg la altul care pontează pentru cel absent). De aceea, au decis să implementeze un sistem de pontaj biometric pentru unul dintre punctele lor de lucru (din Râmnicu-Vâlcea). Astfel, explică managerul, vor putea identifica corect costurile şi vor optimiza funcţionarea departamentelor.

În urmă cu şase luni, s-au demarat probe cu dispozitive de citire a amprentei digitale a salariaţilor, prilej cu care au observat o rezervă a acestora legată de interacţiunea cu maşinăriile. Unii dintre angajaţi s-au întrebat de ce nu mai există relaţia directă cu o persoană căreia să îi raporteze motivele pentru care au întârziat/au plecat mai devreme. Printre reacţii, atitudini de genul societatea vrea să afle ce necesităţi am sau firma mă supraveghează şi vrea să afle dacă îmi îndeplinesc corect datoria faţă de ea.

Pentru Eugen Prundeanu a fost o surpriză să afle, cu acest prilej, că oamenii nu fac legătura între ceea ce oferă ei companiei ş aşteptările lor salariale. În timp însă, o mică parte dintre salariaţi a început să întâmpine probleme în procesul de pontare prin amprenta digitală. Din cauza mediului greu de lucru (implică şi sudura), amprentele digitale se modificau în timp.

Astfel că, planul cu care porniseră la drum nu putea fi îndeplinit în totalitate. Ca soluţie, Eugen Prundeanu a acceptat propunerea lui Ionel Moisuc, Project Manager Bio-Matrix, Bionet Software, de a achiziţiona un model de ultimă generaţie: ceasul cu identificare facială, care nu necesită contact între salariat şi aparat. Prundeanu spune că investiţia merită făcută, dacă se analizează rezultatele obţinute după optimizare. Pe viitor, IMG va extinde acest sistem la toate punctele de lucru ale companiei, care va viza peste 220 de angajaţi. Star Trek, this generation Identificarea angajaţiilor pe baza imaginii faciale sau a sistemului vascular vine să corecteze problemele ridicate de pontarea cu ajutorul cardului sau a amprentei digitale.

Dispozitivul facial este recomandat organizaţiilor mici si medii care au şi spaţii de producţie. Aparatul permite pontarea chiar şi pe timp de noapte, spune Ionel Moisuc. Identificarea pe baza configuraţiei sistemului vascular capilar se adresează organizaţiilor mari, indiferent de specificul de activitate. Instrumentul citeşte datele din degete, asemănător cazului cu amprentă. Diferenţa este că degetul este luminat mai puternic. Prin infraroşu, se detectează părţile mai calde, implicit vasele sangvine. Tehnologia funcţionează indiferent de condiţiile de mediu, temperatură, praf, tipul de piele sau trăsături genetice.

Dar managementul timpului nu se rezumă la aparate. De fapt, Moisuc crede că pontajul înseamnă 90% soft şi 10% echipamente electronice de înregistrare a sosirilor şi plecărilor. După o perioadă de maturizare a pieţei, managerii companiilor vor pune preţ pe facilităţile unui sistem de pontaj (software) – şi nu pe aparatele de înregistrare a timpului. Ei vor dori să implementeze un sistem intern bazat pe un Regulament de Ordine Interioară pentru creşterea eficienţei care să se adapteze tuturor tipurilor de personal (cu posibilitatea definirii timpului de lucru flexibil, pentru specialişti, sau a excepţiilor, pentru managerii de top).

În timp, personalul va aprecia măsura ca pe un instrument obiectiv de calcul al muncii şi, deci, a drepturilor salariale lunare. Prin intermediul Internetului, fiecare angajat are acces la raportul lunar personal privind pontajul orelor suplimentare aprobate şi realizate, numărul zilelor de concediu de odihnă efectuate, al zilelor de concediu medical etc., argumentează Claudia Ghiorghişor, Director Executiv la companiei orădeane DEC, dezvoltatoare de soluţii IT de securitate.

Un calcul năucitor

Poate cel mai important avantaj este legat de reducerea costurilor cauzate de absenteism. O firmă cu 200 de angajaţi, cu un salariu mediu net de 425 de euro/lună, plăteşte pentru timpul absentat de angajaţi cca. 125.000 de euro/an. Moisuc a calculat această cifră la o rată a absenteismului de 6,5% (30 minute/angajat/zi = 11 ore/angajat/lună) şi include costurile cu taxele şi impozitele aferente timpului absentat plătit. Statistica confirmă această cifră pentru firmele de prestări servicii cu activitate de birou (bănci, asigurări). Rata celor cu activitate industrială se află între 6% şi 8%, iar pentru sectorul construcţii, acest procent poate urca până la 8%-9% (40 minute/angajat/zi = 14 ore/angajat/lună), adică pierderi de 150-170.000 de euro/an. Dacă rata absenteismului într-o organizaţie (rata naturală de absenteism) are valoarea de 1,5% (7 minute/angajat/zi = 2,5 ore/angajat/lună) şi un cost de 28.000 de euro/an, compania nu are motive de îngrijorare. Sub acest procent nu se poate coborî. Multinaţionalele, dar şi firmele cu multe puncte de lucru apelează deja la sistemele de pontaj. O altă categorie de firme-client este cea în care predomină activităţile repetitive, unde rezultatele sunt direct proporţionale cu timpul lucrat, afirmă Moisuc.

Domeniile de activitate în care serviciile celor de la DEC au pătruns cuprind fabrici, instituţii bancare, obiective turistice şi de agrement, hoteluri, retail, distribuţie, transporturi şi construcţii, instituţii publice, universităţi s.a.m.d. Sunt atât firme mici, cu până la 100 de angajaţi, cât şi companii foarte mari, cu peste 10.000 de angajaţi. Clienţii pot opta pentru soluţii simple, pentru o singură locaţie, soluţii pentru locaţii multiple, cu centralizarea datelor prin Internet, şi chiar soluţii pentru puncte de lucru mobile, cu echipamente capabile să transmită sosirile şi plecările angajaţilor prin reţelele de telefonie mobilă, prin GPRS.

Dacă vorbim despre investiţie, aceasta se situează în jurul a 0,5-1% din costul anual cu forţa de muncă şi include echipamentele, licenţele software şi serviciile de implementare. Pentru o firmă cu două sute de angajaţi, cu salariul mediu net de 425 de euro/lună, pretul unui sistem de pontaj la cheie se situează în limitele 9.000-19.000 de euro, în funcţie de tehnologiile ceasurilor de pontaj şi numărul de licenţe software. Pentru organizaţii mai mici, cu maximum o sută de angajaţi, pentru un ceas de pontaj cu identificare prin amprentă şi software minimal de pontaj pentru un singur calculator, preţul se situează undeva între 700 şi 1.000 de euro, calculează Project Managerul Bio-Matrix.

Reprezentanţii companiei DEC nu înaintează o cifră, însă precizează că o evaluare corectă a costurilor ţine de cerinţele clientului, care pot fi foarte diverse.

Cu atenţie

Există posibilitatea ca o astfel de schimbare să aibă repercusiuni asupra întregii organizaţii. Noua procedură trebuie să ofere un echilibru între activitatea profesională şi nevoile personale. Altminteri, multi vor fi frustraţi, iar noua unealta va risca să devină „o minune care ţine trei zile”, avertizează specialiştii. Dacă în lipsa unui astfel de sistem, angajaţii se „învoiau” la şeful direct, acum, acesta nu mai este factor decizional, ci doar intermediar, ceea ce poate duce la nemulţumiri.

În situaţia în care angajatorul va decide să nu mai plătească absenţele angajaţilor, va trebui să ţină cont de orele suplimentare ale acestora. Un alt sfat important este acela că o parte dintre beneficiile reducerii costurilor absenteismului să se întoarcă şi către angajaţi. Astfel, sistemul va cunoaşte un grad mai mare de acceptare.

Companiile mai trebuie să aibă în vedere un alt fenomen cu risc ridicat: prezenteismul (timpul petrecut de angajaţi la lucru intenţionat, fără să facă nimic). Instituţiile bugetare sunt cele mai expuse acestui fenomen întrucât sunt foarte greu de luat măsuri împotriva celor care protestează în acest fel.

Pentru platformele Rieni-Sudrigiu-Ştei, care aparţin grupului de firme Transilvania General Import Export (TGIE), cu peste 10.000 de angajaţi, soluţia de pontaj este combinată cu controlul accesului şi supravegherea video într-un sistem integrat, pe un areal de peste 40 de kilometri. „Managerii pot accesa de la distanţă, cu ajutorul unei conexiuni de Internet, o hartă digitalizată a zonei, pentru oricare dintre cele trei fabrici. Vor apărea imagini video surprinse în timp real şi o listă a angajaţilor prezenţi la linia de producţie, dar şi a celor absenţi care trebuiau să se afle la locul de muncă etc”, afirmă Alina Gâdoiu, Coordonator Marketing DEC.

Bionet Software a proiectat pentru o organizaţie un sistem de raportare a producţiei cu identificarea angajaţilor pe bază de amprentă. Acesta a fost montat în hală. Fiecare salariat raporta zilnic la ce utilaj a lucrat, ce tip de piesă a fabricat, ce cantitate a realizat. Dacă se întâmpla să uite să raporteze, sistemul „îl interoga” când ponta la plecare. Astfel, se realiza şi pontajul, şi măsurarea producţiei individuale.

La mai bine de un an de la introducerea procedurii, cu ocazia unei defecţiuni la calculator, clientul a solicitat o intervenţie imediată. Oamenii se dezobişnuiseră de metodă tradiţională prin care raportau înainte de implementarea acestui sistem şi cereau urgentarea reparaţiei. S-a dovedit că le uşura munca şi că fiecare avea evidenţa individuală, clară a ceea ce făcea.

Cei care produceau mai mult, câştigau în consecinţă, fără să-şi atragă critica colegilor. „E posibil ca o astfel de schimbare să aibă repercusiuni asupra întregii organizaţii. Noua procedură trebuie să ofere un echilibru între activitatea profesională şi nevoile personale. Altminteri, mulţi vor fi frustraţi”. – Ionel Moisuc, Project Manager Bio-Matrix

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s